Symbolbild einer Postablage, keine Darstellung der Gmail-Oberfläche oder realer Firmenkorrespondenz. Bildquelle Pexels, Foto 7054727, CC0-Lizenz.
Ab dem 21. September beginnt Google mit einer weiteren Einführungsphase seiner KI-Suche in Gmail. Betroffen sind Firmenkonten im regulären Veröffentlichungskanal von Google Workspace, dem sogenannten Scheduled Release. Wer eine Frage in die Suchleiste schreibt, kann eine Antwort aus mehreren E-Mails erhalten. Für Unternehmen wird damit konkret, welche Postfachinhalte die KI durchsuchen darf und ob ihre bisherigen Einstellungen das gewünschte Verhalten tatsächlich abdecken.
Der Termin steht in Googles Ankündigung vom 15. September. Für diesen Veröffentlichungskanal nennt das Unternehmen eine Verteilung innerhalb von ein bis drei Tagen. Die Funktion muss deshalb noch nicht in jedem berechtigten Konto sichtbar sein. Heise berichtet, dass auch Workspace-Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz die Funktion grundsätzlich nutzen können. Gmail muss auf Englisch eingestellt sein. Private Google-Konten im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich, in der Schweiz und in Japan sind dagegen ausgenommen.
Eine Antwort aus mehreren Nachrichten
Die KI-Übersichten erscheinen über den gewohnten Suchergebnissen. Laut Googles Gmail-Hilfe sucht Gmail zunächst nach passenden E-Mails und erzeugt daraus die Antwort. Als Beispiele nennt Google offene Lieferantenrechnungen oder Informationen zu einer Reise. In Firmenpostfächern können solche Zusammenfassungen auch personenbezogene Angaben enthalten, etwa Namen von Ansprechpartnern oder Vertragsdetails. Eine kurze Antwort lässt sich leichter weiterreichen als eine Reihe einzelner Nachrichten. Beschäftigte sollten deshalb prüfen, welche Angaben sie aus der Zusammenfassung in andere Dokumente übernehmen.
Google erklärt für Workspace Intelligence, dass KI-Antworten die vorhandenen Zugriffsrechte der Nutzer beachten. Die Daten würden weder zum Training generativer KI-Modelle noch für Werbezwecke verwendet. Diese Zusagen gehören zur Bewertung der Funktion. Aus dem neuen Suchangebot lässt sich kein belegter Datenabfluss oder Zugriff auf fremde Postfächer ableiten. Für die betriebliche Freigabe bleibt dennoch zu klären, welche vorhandenen Inhalte für welchen Arbeitszweck durch KI ausgewertet werden sollen.
Den Funktionsschalter vom Datenzugriff unterscheiden
Der Hersteller nennt mehrere Voraussetzungen. Gemini für Workspace muss in Gmail eingeschaltet sein, ebenso der Gmail-Zugriff von Workspace Intelligence. Auf Nutzerseite müssen sowohl die intelligenten Funktionen für Gmail, Chat und Meet als auch die intelligenten Funktionen für Google Workspace aktiviert sein. Sind diese Bedingungen erfüllt, ist die neue Suche nach Googles Angaben standardmäßig verfügbar.
Gerade beim Abschalten lohnt sich ein genauer Blick. Die Verwaltung der Gemini-Funktionen betrifft zunächst das jeweilige Programm. Google weist ausdrücklich darauf hin, dass Daten einer Anwendung weiterhin über Gemini in anderen Anwendungen erreichbar sein können, obwohl Gemini in der ursprünglichen Anwendung ausgeschaltet ist. Ein fehlender KI-Seitenbereich in Gmail beweist daher keine umfassende Sperre der E-Mail-Daten als Quelle.
Eine eigene Kontrolle bietet Workspace Intelligence. Administratoren können dort festlegen, welche Dienste für KI-Funktionen aktiv durchsucht werden dürfen. Google nennt Gmail, Drive und Docs, Kalender sowie Chat. Diese Quellen sind standardmäßig eingeschaltet. Änderungen können bis zu 48 Stunden benötigen. Für eine Abteilung mit vertraulicher Korrespondenz sollte die IT deshalb dokumentieren, wann sie eine Einstellung geändert hat und wann deren Wirkung geprüft wurde.
Auch diese Kontrolle hat Grenzen: Nach der Dokumentation kann Gemini ausdrücklich referenzierte Inhalte weiterhin berücksichtigen, selbst wenn der zugehörige Dienst als Suchquelle abgeschaltet wurde. Das Ausschalten verhindert die aktive Suche in der Quelle. Es ist keine Zusage, dass jeder einzelne dort gespeicherte Inhalt in jedem Nutzungskontext ausgeschlossen wird. Die Einstellung gilt zudem für Gemini in Workspace; andere Dienste wie die eigenständige Gemini-App haben eigene Kontrollen.
Mit einem Testkonto die eigenen Grenzen prüfen
Für eine Freigabe können Verantwortliche mit künstlichen Testnachrichten nachvollziehen, welche Antworten die Suche bei den gewählten Einstellungen erzeugt. Reale Personalakten oder Kundenkorrespondenz werden für diesen Test nicht gebraucht. Zu prüfen sind auch Abteilungs- und Gruppeneinstellungen, soweit die gebuchte Edition diese Kontrollen unterstützt. Berechtigungen auf Gruppenebene können laut Google die Einstellungen einer Organisationseinheit übersteuern.
Wer die intelligenten Workspace-Funktionen im eigenen Gmail-Konto ausschaltet, schaltet laut Google zugleich weitere KI-Funktionen ab, darunter den Gemini-Seitenbereich. Diese Nebenwirkung sollte in der internen Anleitung stehen. Nach Ablauf der angegebenen Umstellungszeit braucht es einen erneuten Test mit derselben Frage. Erst das beobachtete Verhalten zeigt, ob die dokumentierte Firmenregel im betroffenen Konto greift.
Stand: 21.09.2026.
